Cosmarurile din fiecare Inbox

Nici macar in somn nu scapa Stever Robbins, consilier executiv, de e-mail. „Se facea ca eram ingropat sub un morman de mail-uri“, povesteste el. „Nu-mi amintesc sa fi avut vreodata vreun cosmar. Iar faptul ca primul meu cosmar a fost despre e-mail mi se pare penibil.“

 

La compania de consultanta la care lucra, Stever Robbins se vedea nevoit uneori sa parcurga cam 120 de mesaje pe zi, cele mai multe de la seful lui. „Cand sfarseam de triat mesajele, nu-mi mai ramanea energie si ca sa fac treaba pe care o aveam de facut“, spune el.

 

Asa ca intr-o zi le-a trimis sefului lui si colegilor ceva recomandari pentru modul de lucru cu e-mail-ul. Cand a vazut ca sfaturile lui sunt ignorate, Robbins si-a dat demisia si s-a apucat de afaceri, ajutand manageri sa-si imbunatateasca performantele. La loc de frunte pe lista lui de prioritati e e-mail-ul: Robbins si-a propus sa-si invete clientii cum sa se descurce cu mesajele. „Am demisionat din cauza stresului, si aproape totul avea legatura cu e-mail-ul“, a spus el.

 

Nu e prea mult de cand e-mailul a inceput sa umple lumea de voie buna si lucruri hazlii, facandu-i pe oameni sa se repeada la tastatura pentru orice, invatandu-i sa-si presare incheierile cu mutrite zambitoare si cu prescurtari, facandu-i sa se intrebe, la unison, cum or fi trait oamenii atat timp inainte ca Inbox-ul sa fi fost inventat. Dar acum, ca a devenit o forma esentiala de comunicare – cu un trafic care a explodat de la 5,1 miliarde de mesaje zilnic in 2000 la 135,6 miliarde mesaje pe zi in 2005, potrivit Radicati Group, o companie de tehnologie si cercetare de piata din Palo Alto, California – e-mail-ul provoaca deopotriva stres si bucurie. Si-i face pe tot mai multi angajati si executivi sa caute cai de a imputina – sau macar de a controla – lungul sir de mesaje zilnice.

 

„Trebuie sa fii istet ca sa te descurci cu e-mail-ul“, spune David Strom, redactor-sef al Tom’s Hardware Guide, un site pe teme tehnologice. „Altfel, iti ruineaza viata.“

 

Nu e nici o indoiala ca e-mail-ul a devenit un instrument de lucru rapid, eficient, aproape indispensabil. Dar a si generat propriile forme de stres, de la panica pe care o simti dupa ce ai trimis un mesaj compromitator altcuiva decat trebuia pana la angoasele pe care le traiesti cand nu primesti un raspuns pe care-l astepti.

 

Practica de a trimite cu „Cc“, care s-a intins ca o molima (termenul vine de la „carbon copy“, copie la indigo, cum i se spunea pe vremuri) a amplificat si mai mult angoasele, fortand tot mai multi oameni sa raspunda cat de repede pot la mesaje. Nici macar vacantele nu mai sunt, in mod automat, „iesiri de avarie“ – nici nu mai pot fi, din cauza ademenitoarelor laptop-uri si a Internet-cafe-urilor. Popularitatea conexiunilor wireless si a dispozitivelor hand-held – ca cele de tip BlackBerry – n-au facut decat sa alimenteze potopurile de e-mail-uri. Si apoi mai e si blestemul spam-ului, care reuseste inca sa fie mereu cu un pas inaintea chiar si a celor mai agresive dintre filtre.

 

Dar poate ca cea mai mare sursa de stres generata de e-mail e pacostea unui Inbox supraaglomerat, in care nu reusesti niciodata sa mentii ordinea. Multi oameni, deopotriva sefi si subordonati, primesc in mod obisnuit peste 150 de mesaje pe zi, spun specialistii – exista oameni care primesc chiar si 50 pe ora. „Greblezi mesajele si dupa aceea te simti multumit ca ai terminat ceva, dar imediat ce te conectezi din nou vezi ca tocmai ai primit alte 200 de mesaje noi“, spune Anna Marta Sala, care este presedinte si proprietar al AMS Artists, o companie care ofera servicii de management muzicienilor.

 

Si din pricina ca e-mailul este cea mai rapida forma de comunicare, e perceputa adesea ca fiind una care obliga la un raspuns rapid. „Umerii mi se lipesc de urechi de incordare, pentru ca trebuie sa raspund repede“, spune Sala. Iar asta e un refren pe care il aude des Julie Morgenstern, expert in managementul timpului, autoare a best-seller-ului „Nu va verificati niciodata e-mail-ul dimineata“. „Suntem dependenti intr-o oarecare masura“, spune ea despre e-mail. „Exista o spaima ca daca nu-ti verifici mesajele, pierzi ceva esential. Ca daca nu raspunzi imediat, ai aerul ca esti incompetent. Ca nu esti eficient. Ca seful tau sau clientul tau se vor gandi sa te inlocuiasca. Iar asta e stresant“, spune Morgenstern.

 

Sa te descurci cu e-mail-ul – sa-l utilizezi, sa stabilesti ce mesaje sunt prioritare, sa faci ordine in el – presupune ore de munca in plus, pe care oamenii o fac in mare parte seara tarziu sau a doua zi devreme, dimineata. Dintr-un studiu facut recent de America Online and Opinion Research Corporation reiese ca 41% dintre respondenti spun ca-si verifica e-mail-urile dimineata, inainte de a ajunge la birou. Peste 25% spun ca nu li s-a intamplat sa stea niciodata mai mult de cateva zile fara sa-si verifice e-mail-ul, iar 60% spun ca si-l verifica si in vacanta. Si 4% marturisesc ca isi citesc e-mail-urile in baie.

 

Nebunia e-mail-urilor a dat nastere unei mici industrii de consultanti care ofera sfaturi companiilor – inclusiv Microsoft, care a pus umarul la crearea e-mail-ului – despre cum sa se descurce cu mesajele si cum sa devina mai degraba proactive decat reactive – o problema din ce in ce mai mare in lumea corporatista.

 

„Influxul de mesaje nu se opreste niciodata, mai ales intr-o economie globala“, spune Mogenstern. „Oricand poti sa-ti verifici e-mail-ul. Iar oamenii sunt programati sa astepte ca lucrurile sa se linisteasca pentru a deveni proactivi. Insa lucrurile nu se linistesc niciodata.“

 

Michelle LaBrosse, director executiv la Cheetah Learning, o companie de training in management, a fost atat de hotarata la un moment dat sa rezolve problema mesajelor – primea circa 100 intr-o zi linistita – incat le-a spus celor 100 de angajati ai sai ca va cere 5 dolari de la oricine ii va trimite un mesaj fara rost. Planul a functionat: cei mai multi angajati au incetat cu totul sa-i mai trimita mesaje. Ea, in schimb, a decis sa discute cu cei care o potopisera cu e-mail-uri si le-a cerut sa incerce sa se abtina. Acum, are o alta abordare: nu le mai raspunde. „Daca-si dau seama ca asa nu pot comunica, renunta sa mai trimita mesaje“, spune ea.

 

O astfel de politica merge impotriva curentului, a unei culturi a locului de munca hranita din avalanse de „Cc“-uri – o practica de natura sa genereze o specie aparte de anxietate. Daca cineva trimite un mesaj la opt persoane si-l adauga si pe sef in „Cc“, acest fapt – in lumea jocurilor de putere dintr-o companie – obliga pe fiecare recipient sa raspunda imediat, indiferent ca e necesar sau nu, doar pentru a nu fi considerat neatent. Cand memo-urile si mesajele erau scrise pe hartie, presiunea de a reactiona, fie si inutil, era considerabil mai mica, din cauza timpului si a efortului necesare pentru a scrie la masina un raspuns.

 

A scrie un e-mail, in ciuda presupusei lipse de formalism, poate insa creste si mai mult nivelul de stres, pentru ca oamenii se straduiesc, intr-un timp mult mai scurt decat inainte, sa gaseasca tonul corect, sa respecte regulile de gramatica si sa fie clari si concisi. Iar oamenii „nu-si iau ragazul sa se gandeasca la toate astea cum trebuie si se fac o gramada de greseli“, spune Morgenstern.

 

Jeff Jaenicke, supervisor la o institutie financiara, spune ca e-mail-ul poate da nastere la accente de paranoia. Cand trimite un e-mail, spune el, il reciteste de multe ori pentru a nu scrie lucruri stupide si pentru a se asigura ca tonul este corect. Daca cineva nu-i raspunde indeajuns de repede, spune el, incepe sa se simta nesigur. Isi aminteste ca a pierdut un prieten, care era republican, din cauza unui banc politic pe care i l-a trimis in timpul conventiei republicane de anul trecut. „Cand vorbesc, imi vine sa spun bancuri“, spune el. „Cred ca le povestesc cu haz. Dar uita-te la e-mail – eu nu sunt prea bun la scris – si suna complet diferit.“

 

O alta sursa de angoase la birou e, pentru angajati, practica tot mai raspandita – si totalmente legala – de supraveghere corporatista. A devenit o rutina pentru companii sa monitorizeze folosirea computerelor si felul in care este folosit e-mail-ul – pentru protejarea informatiilor precum strategiile corporatiste si rapoartele de cercetare, pentru cresterea productivitatii si pentru ca mesajele sa nu ajunga pe mana procurorilor. Eliot Spitzer, procurorul general al New York-ului, si-a facut o cariera din colectarea mesajelor electronice, pe care le foloseste ca probe pentru a dovedi practici incorecte din institutiile financiare.

 

Un studiu al American Management Association and the ePolicy Institute, o firma de consultanta, pe un lot de 850 de angajati arata ca 55% dintre companiile americane spun ca „pastreaza si verifica“ mesajele angajatilor; un sfert au concediat angajati care au incalcat regulamentele interne legate de e-mail; 20% au fost obligate sa predea mesaje tribunalelor sau autoritatilor de supraveghere. Lista companiilor si a angajatilor care au suferit din cauza unui click pe butonul „Send“ e lunga.

 

Un exemplu este cel al lui Henry Blodget, ex-analist al Merrill Lynch, caruia i s-a interzis sa mai lucreze pe Wall Street in 2003, dupa ce s-a demonstrat, pe baza mesajelor lui, ca umflase cifrele de cercetare ale unor companii de Internet pentru a atrage investitori. Marile companii folosesc acum diverse programe pentru monitorizarea, organizarea si arhivarea mesajelor iar legile obliga institutiile financiare (in Statele Unite – n.r.) sa pastreze timp de sase ani toate e-mail-urile. Unele companii le pastreaza pe benzi magnetice, CD-uri sau DVD-uri. Pentru a se proteja si pentru a-si proteja angajatii, cele mai multe companii si-au facut un protocol: fara limbaj „piperat“, de exemplu; fara remarce discriminatorii ori defaimatoare; fara transferuri de informatii apartinand companiei.

 

Cu toate acestea, indiscretia e un obicei greu de inlaturat. Anul acesta, Harry C. Stonecipher, fost executiv al Boeing, a fost concediat dupa ce s-a descoperit ca avea o relatie extraconjugala cu o angajata – totul pornise de la un savuros e-mail. Iar acum doua saptamani, reputatia lui Michael D. Brown, fost director al Federal Emergency Management Agency, a fost umilit cand mesajele pe care le schimba cu o subordonata in ajunul uraganului Katrina („sunt un Dumnezeu al modei“, scria el) au fost date publicitatii.

Janis Fisher Chan, care sustine seminarii de „business writing“ si care a scris o carte despre redactarea mesajelor electronice, avertizeaza despre riscurile e-mail-ului: „E ca si cum ai lua un megafon si ai spune totul in gura mare din varful cladirii. E-mail-urile dainuie“.