GHID DE SUPRAVIETUIRE

REGULA DE GRAD ZERO: O regula de baza in gestionarea e-mail-ului este aceea ca la sfarsitul zilei casuta postala sa ramana goala. Iar o idee proasta care le vine la indemana multor manageri in timpul zilei este aceea de a folosi Inbox-ul pe post de „to do list“. Este naucitor, stresant si derutant, atentioneaza consultantul Octavian Pantis de la TMI, pentru ca poti uita care iti sunt prioritatile.

ORE FIXE: O mare parte a stresului provocat de e-mail poate fi inlaturata daca verificarea casutei postale se face la ore fixe, spun expertii, si nu dimineata, imediat dupa sosirea la birou. Este de asemenea important ca expeditorii sa cunoasca orele la care un manager isi verifica e-mail-ul si sa devina constienti ca, pentru chestiuni urgente, exista alte canale de comunicare.

NICIODATA „TO DO LIST“: Utilizarea Inbox-ului pe post de agenda a zilei e paguboasa, pentru ca distrage atentia de la prioritatile zilei, dezorganizeaza si induce si mai mult stres. Octavian Pantis de la TMI spune ca nu e o idee prea buna sa-ti incepi ziua cu verificatul e-mail-ului. „Multi folosesc prima jumatate de ora dupa ora 9:00 pentru verificatul e-mail-ului, in loc sa faca ce e important“, spune consultantul. „Cand ii intrebi ce fac in ziua respectiva, raspund ca nu stiu, depinde ce le spune e-mail-ul sa faca.“ Acesta este un comportament reactiv. Comportamentul proactiv presupune sa-ti incepi ziua cu ce stii tu ca e important, lasand verificarea e-mail-ului pentru micile pauze din program.

E-MAIL-URI SCURTE: De un paragraf, daca e posibil. Calin Ilie, managerul Ibis Constanta, spune ca solutia lui pentru o comunicare eficienta e sa raspunda „foarte fugitiv, chiar telegrafic la e-mail-uri“. Mesajele-carnat, lungi cat un scroll de sapte ecrane, prin care angajatii incearca deseori sa-si rezolve disputele, ar trebui inlocuite cu discutiile fata in fata, crede Pantis de la TMI. E-mail-ul este un mediu de comunicare saracacios, care lasa loc la tot felul de interpretari, de vreme ce limbajul trupului, mimica fetei si intonatia nu sunt transmise odata cu cuvintele. Astfel de mesaje nu fac decat sa complice problemele.

SOLUTIA PARADOXALA: Marius Ghenea, fost CEO al Flanco, scrie in general „mesaje de raspuns mai lungi, in speranta ca asa vor fi mai complete si nu voi primi inca un reply pe aceeasi problema“. In completarea acestei solutii, Ghenea spune ca a incercat sa-si achizitioneze echipament cat mai performant si sa-si perfectioneze viteza de dactilografiere. Intr-adevar, raspunsul lui Ghenea pentru BUSINESS Magazin a umplut doua coli si jumatate de tip A4, in timp ce raspunsul standard din partea intervievatilor nu a depasit o pagina.

UN MESAJ, O IDEE: Pentru comunicarea de rutina in interiorul companiei, un mesaj nu trebuie sa cuprinda mai multe idei – de genul „petrecerea de la ora 17“ si „conferinta de miercuri“ – pentru ca destinatarul poate uita una dintre informatii si nici nu poate salva mesajele in foldere separate.

SUBIECT RELEVANT: Subiectul mesajului trebuie sa fie clar; trebuie evitate formularile de tipul „urgent“, „salut“ sau „FYI“ („for your information“ – pentru informare).

TAXA PE MESAJ: Un director executiv american, Michelle LaBrosse de la Cheetah Learning – o companie de training in management – si-a anuntat la un moment dat cei 100 de angajati ca va cere 5 dolari de la oricine ii va trimite un mesaj fara rost. Planul a functionat: cei mai multi angajati au incetat cu totul sa-i mai trimita mesaje.

IGNORAREA: Daca un lucru e important, veti mai auzi macar o data de el, spun specialistii in Outlook. Ca atare, va puteti permite sa ignorati o parte a mesajelor, mai ales pe cele care vin de la colegi care s-au transformat in adevarati spammeri. Pentru lucruri importante puteti fi contactat si altfel.

INAPOI LA TELEFON: Atat consultantii cat si unii dintre managerii intervievati sugereaza sa dam telefon in loc sa trimitem mesaje ori de cate ori se impune, pentru ca e-mail-ul nu este facut pentru chestiuni urgente si nici pentru probleme delicate.

FILTRAREA MESAJELOR: Adrian Stanciu de la Ascendis si-a construit cateva strategii de management al propriului Inbox. Una presupune etichetarea din start a multor expeditori drept SPAM – si Stanciu spune ca nu mai deschide niciodata mesajele acestora.

CORPORATE JUNK: De multe ori, faptul ca Inbox-ul angajatilor unei companii este supraincarcat este si din vina companiilor, care folosesc de obicei e-mail-ul pe post de avizier, informand angajatii despre noile proceduri, noii angajati, sarbatoritii zilei sau alte informatii incadrabile in categoria „corporate junk“ sau „corporate SPAM“. „Aceste informatii nu au ce cauta in e-mail“, spune Pantis. „Ar trebui sa existe un spatiu comun, special amenajat pentru astfel de informatii, pe care angajatul sa le poata citi cand vrea si are timp, cum era pe vremuri avizierul.“

REDUCEREA NUMARULUI DE „CC“-URI: Inbox-ul se aglomereaza si din cauza mesajelor trimise dupa practica „Cc:“-ului. Adrian Stanciu spune ca si-a construit o strategie in perioada in care era manager general la Xerox si primea circa 120 de mesaje pe zi, „cele mai multe junk de corporatie“: „Ca sa pot supravietui, imi creasem o regula in Outlook: mi se livrau in Inbox toate mail-urile care veneau de la seful meu sau la care eram singur pe linia de «To:» sau pe linia de «Cc:»“, povesteste consultantul de la Ascendis. „Toate mesajele cu mai multi pe linia de «To:» le stergeam automat. Pe cele la care eram pe linia de «Cc:» impreuna cu mai multi, le parcam intr-un folder de carantina timp de trei saptamani. Daca in trei saptamani cineva ma suna sa ma intrebe de vreunul din acele e-mailuri, ma prefaceam ca nu l-am primit si-l rugam sa-l retrimita. Pe restul le stergeam dupa 3 saptamani. A functionat perfect si de-atunci o tot recomand ca metoda de management de Inbox.“ 

DELEGAREA SI PROCEDURILE: De multe ori Inbox-ul e aglomerat de mesaje in care se comunica sarcini care trebuie executate de altcineva. Un manager trebuie sa-si determine angajatii sa trimita mesajele la destinatarii potriviti, dar si sa creeze un set de proceduri pentru reducerea numarului de mesaje inutile.