Afacerile nu se vor mai face niciodata ca in anii 80, pentru ca de-atunci s-a inventat, pe langa telefonul mobil, si posta electronica. Si se pare ca trebuie sa tratam cum se cuvine problemele pe care e-mail-ul le creeaza daca vrem ca organizatiile in care lucram sa nu se gripeze – asta e concluzia care s-ar putea trage dupa parcurgerea unui studiu realizat mai intai in 2003 si mai apoi in 2005 pe un lot de 1.000 de companii americane, studiu prin care doua firme specializate – AIIM si Kahn Consulting Inc. (KCI) – au incercat sa inteleaga cum se schimba obiceiurile in managementul comunicatiilor electronice.
Prima si cea mai importanta observatie a studiului e ca e-mail-ul si-a castigat deja statutul de instrument central in comunicarea de afaceri. A doua e ca tot mai multe companii americane iau foarte in serios e-mail-ul, fixand reguli de comunicare si de pastrare a mesajelor in companie.
Si a treia e ca la fel de multe companii inca nu si-au pus la punct proceduri de organizare a arhivelor electronice, ceea ce le face vulnerabile in eventualele batalii juridice ori contabile in care va trebui sa aduca anumite mesaje drept probe. Dintre cele 1.000 de organizatii studiate, 45% au avut deja situatii in care li s-au cerut mesaje drept probe pentru litigii, investigatii sau audit. Dintre acestea, 33% spun ca a fost dificil si foarte dificil sa le regaseasca, cautarea presupunand un efort major din partea angajatilor si a personalului IT.
O alta observatie a studiului AIIM/KCI e ca organizatiile isi schimba rapid politicile fata de folosirea e-mail-ului ca instrument de lucru din mai multe motive. Primul motiv ar fi, cu 54% dintre raspunsuri, cresterea volumului de mesaje din companie, urmat, cu 40%, de numarul tot mai mare de cazuri in care mesajele sunt necesare in litigii, audit si investigatii oficiale.
Iar tehnologiile de management ale e-mail-ului in interiorul companiei sunt folosite in primul rand, cu 45% dintre raspunsuri, pentru a creste eficienta muncii, precum si pentru cresterea profitului si a performantelor (10%) ori pentru reducerea costurilor (25%). Iata cateva cifre rezultate din cercetarea AIIM/KCI (2005).
Leave a Reply