„Responsabilitatea nu ţine de natura activităţilor pe care le desfăşoară o persoană, ci doar de caracterul acesteia“, spune Ştefan Ecxarcu, care la 33 de ani este CEO-ul Global Archive Management. El consideră că lipsa implicării şi asumării unei activităţi săvârşite reprezintă una dintre cele mai mari greşeli pe care le fac oamenii.
Prin urmare, de la ora 8 dimineaţa, când se trezeşte, până la 4 noaptea, când îşi încheie ziua, el îşi respectă programul, deopotrivă în ce priveşte sarcinile oficiale dar şi activităţile personale. Ştefan Ecxarcu conduce, de puţin timp, în calitate de director general al Global Archive Management (GAM), una dintre cele mai mari companii de arhivare din ţară, cu o cifră de afaceri de peste un milion de euro.
Pentru că specificul acesteia este puţin cunoscut de publicul larg, prezintă, meticulos, activităţile firmei de care este responsabil: „Arhivarea documentelor este alcătuită din trei servicii principale: pregătirea documentelor, arhivarea (păstrarea şi conservarea) şi arhivarea în format electronic“; un metru liniar de arhivă costă 0,5 euro pe lună. În prezent, GAM depozitează aproximativ un milion de cutii standard sau 300 km liniari de arhivă, în cele trei depozite pe care firma le are în proprietate, arhive pentru 100 de companii active şi alte 50 închise. Formatul electronic are un statut aparte, serviciile de prelucrare şi arhivare în acest format fiind vândute pe proiect, în funcţie de numărul de dosare, de pagini ori documente.
Firma este prezentă pe piaţă încă din 2001, cei mai longevivi clienţi depozitându-şi arhivele la Global Archive Management încă de atunci, spune Ştefan Ecxarcu, însă a avut numeroşi clienţi cu care au colaborat pe o perioadă de 5-7 ani – de pildă multinaţionale care după o perioadă au decis să se retragă din România, explică directorul. Altminteri, companiile care le folosesc serviciile, adaugă Ecxarcu, nu aleg un alt furnizor în acest domeniu; cei mai mari clienţi sunt companiile de asigurări şi băncile.
Reprezentantul firmei de arhivare povesteşte că în ultimii ani cifra de afaceri a crescut cu 15-30% de la un an la altul, în condiţiile în care se arhivează lunar peste 6.000 de metri liniari de documente, atât de la clienţii existenţi, care generează constant documente noi, cât şi de la cei noi. Cu lux de amănunte, directorul explică paşii prin care se realizează un proces de arhivare: primul pas este vizita la locaţia în care clientul îşi păstrează arhiva pentru evaluare. „În felul acesta facem o ofertă exact pentru ce are nevoie clientul; eliminăm riscul apariţiei costurilor suplimentare neprevăzute la finalul proiectului şi nici nu îl facturăm prea mult de la început“, spune el. Apoi urmează arhivarea propriu-zisă; echipa este formată din circa 60 de oameni a căror principală abilitate trebuie să fie, indiferent de specificul activităţii lor, „atenţia la detalii“. „Pe lângă personalul administrativ şi de vânzări, asigurăm atât manipularea şi transportul arhivei, cât şi indexarea şi arhivarea acesteia. Din acest motiv, avem mulţi colegi care au început să lucreze în depozit, la manipularea cutiilor, dar s-au specializat şi ocupă posturi de arhivari acreditaţi“, spune Excarcu.
Cele mai simple solicitări vin de la clienţii foarte organizaţi, care cunosc importanta arhivei pentru companiile lor şi care se asigură că toate documentele sunt pregătite în vederea arhivării la puţin timp după ce acestea au fost create, explică reprezentantul Global Archive Management. „Când ajungem la ei, le găsim în condiţii ideale: organizate, sortate, inventariate, cu informaţii clare despre conţinutul fiecărui biblioraft/cutie de arhivare.“ Dar există şi o categorie de clienţi care nu ştiu ce arhivă are, cât se întinde aceasta, pe unde se găseşte „şi, de multe ori, ajunge la noi ambalată în saci plini până la refuz cu documente efectiv aruncate în ei“.
Multe firme nu sunt preocupate de păstrarea arhivelor în condiţii corespunzătoare, deşi există o legislaţie stufoasă cu tot soiul de prevederi. „Arhivele Naţionale, organismul de control acreditat, nu are suficienţi angajaţi pentru a face verificări. Există însă riscul ca, în momentul în care Arhivele Naţionale va suplimenta numărul de oameni, controalele să vizeze documentele încă din momentul în care a apărut această lege“, consideră Excarcu, care povesteşte că este pasionat de dansurile de societate, pe care a început să le practice din clasa a cincea. Şi chiar dacă programul său este aglomerat, deopotrivă în plan personal şi profesional, dedică timp şi acestui hobby.
„Nu există momente dificile, există doar provocări mai solicitante“, spune Ştefan Excarcu, iar pentru compania sa unul dintre acestea a fost asigurarea fondurilor necesare pentru a face faţă creşterii; pentru fiecare depozit este necesară o investiţie care se amortizează în cel puţin 10 ani. „Provocarea a fost să obţin susţinerea investitorilor să cheltuiască în continuare în spaţiu de depozitare. Am reuşit să fac acest lucru printr-un business plan bine pus la punct.“ Pe de altă parte, concurenţa nu este foarte pronunţată faţă de alte domenii de activitate, admite Ştefan Ecxarcu, care, înainte de a ajunge la conducerea firmei de arhivare, a lucrat în vânzări.
S-a angajat încă din primul an de facultate, când era student la ASE (acum urmează şi cursuri de drept), în companii ca InterPoint, Lasting Systems, Star Storage, Orange şi Oracle. „Vânzările mi s-au părut fascinante şi din acest motiv am rămas întotdeauna implicat în vânzări“, spune el. Ulterior a trecut în antreprenoriat, unde a înfiinţat împreună cu un asociat o firmă cu activităţi în domeniul IT, iar mai apoi a fost numit la conducerea firmei de arhivare.
La capitolul investiţiilor, şeful Global Archive Management menţionează 400.000 de euro pentru un sistem de stingere a incendiului pe bază de gaz inert. În ultimul an, compania a construit, cu 1,4 milioane de euro, un depozit, iar ţinta pentru 2016 este să aloce 1,2 milioane de euro pentru un alt spaţiu de depozitare. „Vom construi un depozit nou la fiecare 1,5 ani pentru a asigura capacitatea de stocare necesară“, spune directorul general al companiei, care estimează pentru 2016 o cifră de afaceri de 1,4 milioane de euro.
