Descrierea inovaţiei:
Soluţia este dezvoltată utilizând tehnologia RPA – Robotic Process Automation – şi a fost implementată intern de echipa de Payroll Outsourcing a KPMG România începând cu 2018. Consultanţii de la KPMG au configurat robotul pentru fiecare dintre clienţii de payroll outsourcing, conform specificului procesului de calculul al fiecărui client. În prima etapă, pe baza tipului de fişiere utilizate şi a regulilor de verificare a datelor stabilite împreună cu clientul, robotul verifică automat aspecte critice, precum acurateţea şi completitudinea datelor sau reconcilierea cu perioadele anterioare (previne înregistrările duble). Situaţiile ce fac excepţie de la regulile definite în configurarea robotului sunt extrase separat şi puse la dispoziţia unui consultant pentru procesare manuală. Ulterior validării datelor, robotul efectuează prelucrările necesare şi importul datelor în sistemele relevante utilizate de către clienţii şi consultanţii KPMG. După efectuarea calculului salarial, robotul poate asista consultantul în validarea rapidă a corectitudinii calculului şi a rapoartelor standard, conform regulilor de validare pe care consultantul le-a definit în configurarea acestuia. De asemenea, robotul pregăteşte rapoartele specifice fiecărui client, ce nu pot fi automatizate prin intermediul sistemelor software utilizate. Pentru utilizarea HR Virtual Assistant 1.0 în automatizarea procesului salarial pentru o companie nouă este necesară particularizarea modului de funcţionare a robotului prin intermediul unui fişier de configurare ce este gestionat de specialistul de salarizare. Pentru aceasta, specialistul de salarizare are nevoie doar de cunoştinţe cu privire la procesul de salarizare ce se doreşte a fi automatizat şi de cunoştinţe de utilizare a MS Excel. Rularea roboţelului şi interacţiunea specialistului de salarizare cu acesta este uşor de înţeles şi uşor de adaptat în cadrul oricărei arhitecturi de sisteme informatice. Echipa de proiect a reunit specialişti din echipele de Payroll Outsourcing (Monica Pascu şi Ana-Maria Hoborici), Digital Force (Mari-Alexandru Coman şi Tiberiu Faliboga) şi Continuous Improvement (Cristian Utale) din cadrul KPMG, sub coordonarea Mădălinei Racoviţan, partner, head of People Services.
Elementul de noutate:
Noutatea soluţiei este dată de exactitatea şi viteza de procesare în domeniul inteligent payroll. Robotul interacţionează cu sistemele software de HR şi salarizare sau cu sistemele contabile în mod autonom şi cu o viteză remarcabilă. De asemenea, dat fiind că procesul de verificare a datelor şi de pregătire a rapoartelor specifice este acum automatizat, consultanţii de la KPMG se pot concentra pe aspecte mai complexe şi activităţi care aduc mai multă valoare clienţilor noştri.
Efectele inovaţiei:
Ca urmare a utilizării HR Virtual Assistant 1.0, timpul petrecut de către consultanţii de la KPMG în activităţi de procesare şi verificare a datelor s-a redus semnificativ, oferindu-le acestora posibilitatea de a oferi mai mult timp şi atenţie cerinţelor mai complexe primite de la clienţi, oferind mai multă consultanţă şi venind în preîntâmpinarea nevoilor clienţilor KPMG. Pentru clienţi mari sau cu procese complexe, activităţile de procesare/verificare manuală a datelor şi de pregătire a rapoartelor specifice solicitau iniţial implicarea full-time în fiecare lună a mai multor consultanţi ai KPMG. Acum, activităţi care înainte de implementarea HR Virtual Assistant 1.0 se derulau timp de 8 până la 10 ore acum se derulează în 5-10 minute. Pe de altă parte, procese de calculul care înainte necesitau implicarea a 3-4 consultanţi pentru 4-5 zile în fiecare lună sunt acum gestionate de doar 1-2 consultanţi în maximum 2 zile. Notabil este că numărul erorilor s-a redus semnificativ, iar consultanţii se pot concentra pe analize calitative ale datelor şi identificarea de soluţii noi la cerinţele clienţilor.