CONTEXTUL: Conceptul de cloud computing intră în atenţia tot mai multor companii, inclusiv din România. Tendinţa mondială de migrare de la aplicaţiile instalate pe computere şi achiziţia şi operarea propriei infrastructuri IT la închirierea acestei infrastructuri şi utilizarea online a aplicaţiilor prin cloud începe să prindă teren şi pe plan local.
DECIZIA: Provident Financial România implementează soluţia de cloud computing Office 365 a Microsoft. Este cel mai mare astfel de contract semnat până acum de Microsoft pe plan local – aproximativ 750 de utilizatori, angajaţi ai comerciantului de credite de mică valoare, folosesc soluţia Office 365.
EFECTELE: Dincolo de creşterea productivităţii angajaţilor şi a mobilităţii forţei de vânzări sau de reducerea costurilor de administrare a departamentului IT, cheltuielile cu soluţia de e-mail pentru angajaţi sunt estimate să se reducă la jumătate de la implementarea din 2011 şi până în 2016. Mai mult, potrivit calculelor Provident, o infrastructură IT internă similară cu Office 365 ar fi costat 150.000 de euro, cheltuieli care sunt astfel economisite.
SOLUŢIILE DE TIP CLOUD COMPUTING, PRIN CARE O COMPANIE EXTERNALIZEAZĂ INFRASTRUCTURA ŞI SERVICIILE IT ŞI FOLOSEŞTE APLICAŢII SOFTWARE ONLINE, fără să le mai instaleze pe computere, par să fi rămas rezervate mai degrabă companiilor mici şi mijlocii cu cel mult câteva zeci de angajaţi decât corporaţiilor. În 2011 însă, Microsoft a semnat cel mai mare contract pentru implementarea soluţiei Office 365, la acel moment pentru un număr de aproximativ 300 de utilizatori din rândul angajaţilor companiei, anume Provident Financial România.
În prezent, toţi cei peste 750 de angajaţi folosesc soluţii cloud. Astfel, aceştia au acces la toate funcţiile suitei de aplicaţii Office, fără ca acestea să fie instalate pe computerele din companie, ci accesate de la distanţă prin internet. Asemenea tuturor soluţiilor de tip cloud disponibile pe piaţa locală, Office 365 vine la pachet cu servicii de suport şi este vândut ca un abonament lunar pentru fiecare utilizator în parte, cu tarife diferite în funcţie de numărul de servicii incluse, de la câţiva euro şi până la sume de ordinul zecilor de euro pe lună pentru un angajat.
IDEEA IMPLEMENTĂRII CLOUD COMPUTINGULUI ÎN PROVIDENT A APĂRUT DIN DOUĂ MOTIVE: pe de-o parte, soluţia de e-mail folosită era găzduită şi administrată de o sucursală din cadrul grupului britanic, ceea ce însemna costuri destul de ridicate, iar pe de altă parte, compania avea nevoie de un sistem de lucru colaborativ, cu funcţionalităţi de videoconferinţă, dar şi management al documentelor, aşa încât să eficientizeze activitatea şi să diminueze cheltuielile cu deplasările. În prima parte din 2011, compania a derulat un proiect pilot de migrare în nori pentru 60 dintre angajaţi, iar apoi a decis extinderea soluţiei pentru un număr mai mare de oameni, mai cu seamă că o analiză efectuată de departamentul IT a arătat că pentru o infrastructură şi servicii similare Office 365 deţinute la nivel intern ar fi fost necesară o investiţie în hardware, software şi servicii de peste 150.000 de euro.
Proiectul de implementare s-a derulat în mai mule etape, în urma unor analize la nivel de funcţionalităţi şi compatibilităţi şi apoi analize ale infrastructurii în vederea migrării. În final, cei 300 de utilizatori iniţiali, cifră extinsă ulterior la 750, s-au mutat în nori, cu planuri diferite de licenţiere în funcţie de necesităţile de lucru – Exchange Online pentru angajaţii care au nevoie doar de e-mail, planul E1 care include Lync şi SharePoint Online pentru utilizatorii mobili şi planul E3 care oferă suplimentar şi Office Professional Plus. Iar pentru echipa de management au fost incluse şi smartphone-uri Windows Phone 7.5 pentru integrarea nativă cu Office 365.
VALOAREA CONTRACTULUI NU A FOST FĂCUTĂ PUBLICĂ, însă o estimare pe baza tipului de servicii Office 365 selectate şi a numărului de utilizatori se învârte în jurul a câtorva mii de euro, plată efectuată lunar fără alte investiţii în echipamente şi aplicaţii.
Cele mai evidente efecte ale migrării în cloud sunt faptul că în decurs de cinci ani de la implementare, costurile soluţiei de e-mail vor fi scăzut cu 50%. Apoi, investiţia este mai mică decât dacă s-ar fi făcut o investiţie în infrastructură şi servicii IT proprii – cheltuiala iniţială de peste 150.000 de euro în acest sens va fi plătită astfel în cel puţin patru ani, pe când infrastructura IT internă necesită îmbunătăţiri şi noi inves-tiţii mai repede decât atât.
Mai mult, angajaţii companiei dispun de aceleaşi funcţionalităţi nu numai pe desktop, ci şi pe dispozitivele mobile precum tablete sau telefoane mobile inteligente fără costuri suplimentare, pe când soluţia de e-mail mobil folosită anterior impunea plata unei licenţe pentru fiecare dispozitiv de aproximativ 20 de euro pe lună. Apoi, compania a sesizat o creştere a productivităţii, precum şi o diminuare a cheltuielilor cu transportul aferente călă-to-riilor periodice pentru şedinţe la nivel de grup ale managementului şi mai multor mem-bri din echipa de vânzări.
Şi, nu în ultimul rând, s-au optimizat costurile inclusiv cu administrarea departamentului de IT al Provident, întrucât soluţia Office 365 este administrată direct de către Microsoft, pe când o soluţie proprie ar fi presupus ges-tio-narea internă a serverelor, actualizarea solu-ţiilor software şi responsabilitatea securităţii datelor. Ceea ce, în final, ar fi însemnat angajaţi în plus.