Ca si
\ndinamita, e-mail-ul isi arata – daca e manuit fara grija – si
\npotentialul distructiv. Nu ucide, e adevarat, dar costa. Fara el
\nafacerile s-ar lega mai greu. Cu el, insa, stresul creste si capata
\nnoi forme, productivitatea scade si companiile sunt nevoite sa
\nachite nota de plata, avand pe deasupra si manageri nevrozati din
\npricina ca-si petrec 3-4 ore pe zi cu nasul in Inbox. Un avocat de
\nafaceri, Daniel Badea, pare convins chiar ca 14 ore pe zi e-mail-ul
\ne \u0084sursa raului din viata noastra\u0093.<\/p>\n
\n
\n
\nEXERCITIU<\/strong> DE<\/strong> \n \nCu greu am putea estima ce impact ar avea o saptamana fara e-mail \n \nIar, din raspunsurile pe care 20 de manageri romani le-au dat la \n \nUn studiu facut de Oracle in 2003 arata ca probabilitatea de a \n \n \nPe langa faptul ca e un drog tehnologic – sau poate tocmai de aceea \n \nUN FLUVIU DE MESAJE.<\/strong> Chiar fara masuratori \n O \n \nDar nu SPAM-ul pare a fi cea mai mare problema – cei care s-au \n \nIrinel Burloiu, business development manager la Intel, spune ca \n \nDaniel Badea, partener in societatea de avocatura Badea, Georgescu \n \nINBOX-UL MASURAT IN UNITATI DE TIMP.<\/strong> Tradus in \n \nUnii oameni de afaceri isi verifica mesajele la anumite intervale, \n \nBadea da piept cu 150-200 de mesaje in fiecare zi, din care 40% \n \nCAT PUTEM REZISTA FARA MAIL?<\/strong> \u0084Exista o anumita \n \nAcest tip de comportament pare si cel mai frecvent printre \n \nE-MAIL-UL SI BOLILE ASOCIATE.<\/strong> Este e-mail-ul chiar \n \nDar nu despre directorii IT e vorba neaparat aici. Managerii care \n \nPUR SI SIMPLU AFACERI.<\/strong> Supraincarcarea \n \nLa cursurile de management al timpului furnizate de companiile \n \nManagerul TMI spune ca solutia la problema e-mail-ului este in \n \nIar e-mail-ul, \u0084cea mai semnificativa si mai transformatoare forta \n \n\u0084Managerul nu trebuia sa faca verificarea initiala, ci cea finala\u0093, \n \nUn bun inceput ar fi ca regulamentul intern al unei companii sa \n \nTimpul economisit de toti cei dintr-o organizatie inseamna, de \n \nPentru acest calcul a fost folosit un Inbox standard de 50 de \n \nIn final, ceva pentru amatorii de cifre: in cinci luni, pe serverul \n \nVa propunem un exercitiu simplu: impartiti salariul dvs. lunar la Ca si dinamita, e-mail-ul isi arata – daca e manuit fara grija – si potentialul distructiv. Nu ucide, e adevarat, dar costa. Fara el afacerile s-ar lega mai greu. Cu el, insa, stresul creste si capata noi forme, productivitatea scade si companiile sunt nevoite sa achite nota de plata, avand pe deasupra si manageri nevrozati din pricina ca-si petrec 3-4 ore pe zi cu nasul in Inbox. Un avocat de afaceri, Daniel Badea, pare convins chiar ca 14 ore pe zi e-mail-ul e \u0084sursa raului din viata noastra\u0093.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[698],"tags":[2910],"class_list":["post-3536","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-cover-story","tag-e-birocratia"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3536","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=3536"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3536\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":24973,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/3536\/revisions\/24973"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=3536"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=3536"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/bm.dev.synology.me\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=3536"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
\nIMAGINATIE:<\/strong> E luni dimineata. Deschideti
\ncomputerul, apoi programul de e-mail, urmariti cum se umple
\nInbox-ul si va ganditi ce simpla era viata, totusi, fara e-mail. Va
\ntrece la un moment dat prin minte sa le cereti angajatilor sa
\nlucreze fara e-mail timp de o saptamana – veti scapa si dvs., si ei
\nde cosmarul e-mail-ului. De ce n-o faceti?<\/p>\n
\nasupra afacerilor unei firme din Romania, pentru ca studii
\nextensive despre rolul e-mail-ului nu s-au facut aici. Dar
\namericanii, potrivit unei cercetari facute in 2005 pe 1.000 de
\ncompanii, au ajuns la concluzia ca afacerile se negociaza acum
\nintr-o naucitoare proportie de 70% prin e-mail.<\/p>\n
\nintrebarile BUSINESS Magazin, reies cat se poate de clar doua
\nlucruri: e-mail-ul e absolut indispensabil in afaceri (Florin
\nTalpes de la Softwin a folosit chiar cuvantul \u0084dependenta\u0093 pentru a
\ndescrie relatia lui cu posta electronica) si se numara, la aproape
\ntoti managerii care au raspuns, printre primii trei factori de
\nstres personal. Un impact destul de serios al unui maruntis pe care
\ndictionarul explicativ il descrie in doar doua cuvinte: \u0084posta
\nelectronica\u0093.<\/p>\n
\nfolosi e-mail-ul pentru a comunica e de doua ori mai mare decat cea
\nde a utiliza telefonul – iar 53% dintre respondenti au spus ca
\nproductivitatea lor scade cand nu au acces la casuta postala.<\/p>\n
\n– e-mail-ul e, in acelasi timp, un nesatios devorator de resurse,
\nfie ca e vorba de servere ori de timp pierdut. Curatenia din Inbox,
\nadica sortarea sau stergerea mesajelor, e una dintre principalele
\ncauze ale statului la birou peste program. Ca sa nu mai vorbim de
\nprima zi de lucru de dupa vacanta, pe care cei mai multi angajati
\nsi-o petrec citind, raspunzand, stergand si impartind pe categorii
\nsutele de e-mail-uri care le inunda Inbox-ul. E natural atunci ca
\nmanagerii sa ia decizia de a investi in tehnologie, de a redacta
\nproceduri de lucru cu e-mail-ul in organizatie sau de a impune
\nangajatilor restrictii, urmarind prin acestea cresterea eficientei
\nmuncii (45% dintre cazuri, potrivit unui studiu AIIM\/KCI din 2005),
\ncresterea profitului si a performantelor (10%) si reducerea
\ncosturilor (25%).<\/p>\n
\nriguroase cum sunt cele facute de organizatiile straine
\nspecializate, managerii romani stiu din experienta proprie ca
\ne-mail-ul este o binecuvantare, dar si o pacoste, in primul rand
\ndin pricina volumului mare de mesaje primite. Cu e-mail-ul iti
\nincepi ziua, prin el discuti afaceri, concepi proiecte, tii
\nlegatura cu oamenii-cheie din companie, stabilesti intalniri,
\ncapeti informatii si stabilesti termene. Dintre cei 20 de manageri
\ncare au raspuns unui chestionar initiat de BUSINESS Magazin, doar
\ntrei spun ca primesc zilnic mai putin de 100 de mesaje. Media tinde
\nmai degraba spre 150-200.<\/p>\n
\nparte dintre ele sunt necesare, o parte nu. Cele inutile se impart
\nin doua categorii: SPAM si mesaje de la colegi sau prieteni care
\napasa butonul \u0084Send\u0093 fara sa-si puna problema ca un e-mail trimis
\nfara rost inseamna cateva minute irosite pentru destinatar.
\nMesajele SPAM ocupa ceva volum in Inbox-urile managerilor
\nintervievati de BUSINESS Magazin. Dintre cele 300 de mesaje pe care
\nRadu Georgescu, presedintele GeCad, le primeste zilnic, circa 200
\nsunt SPAM. Liviu Dragan, directorul general al TotalSoft, spune ca
\nare de sters zilnic cam 50 de e-mailuri SPAM, adica jumatate din
\nmesajele primite. Dar SPAM primeste orice om care are un cont de
\ne-mail – inclusiv Bill Gates, care spunea amuzat acum cativa ani ca
\nparte dintre SPAM-urile lui sunt de la finantatori care-i ofera
\nimprumuturi si parte sunt mesaje prin care i se explica cum s-ar
\nputea imbogati rapid.<\/p>\n
\nspecializat in managementul Inbox-ului spun ca mesajele
\nnesolicitate oricum pot fi sterse fara remuscari inainte de a fi
\ndeschise. Adevarata problema sunt anumite mesaje care vin de la
\nprieteni si colegi, si care consuma absolut inutil timpul unui
\nutilizator. Pe primul loc la aceasta sectiune ar fi mesajele Cc:
\n(Carbon copy) ori Bcc: (Blind carbon copy), la care destinatarul e
\ndoar o terta parte despre care expeditorul crede ca trebuie
\ninformata. (Bogdan Georgescu, directorul general al companiei
\nimobiliare Colliers International, spune ca jumatate dintre
\nmesajele inutile pe care le primeste sunt de la proprii angajati,
\ndar ca, desi a cautat, nu a gasit inca o solutie pentru a scapa de
\nmesajele inutile.) Urmeaza mesajele de tip \u0084corporate junk\u0093, apoi
\ne-mail-urile de tip \u0084FYI\u0093 (for your information, adica \u0084spre
\ninformare\u0093), cele care ar trebui adresate altcuiva, ca sa nu mai
\nvorbim de link-urile trimise fara vreo explicatie, de bancuri sau
\nde fisiere PowerPoint cu peisaje, flori si filozofii de viata.<\/p>\n
\nprimeste in fiecare zi minimum 300 de mesaje, dintre care 70% sunt
\ninutile, si ca nu reuseste sa raspunda la toate in timp util
\n(pentru a raspunde intrebarilor trimise de BUSINESS Magazin prin
\ne-mail, Irinel Burloiu si-a luat un ragaz de sase zile).<\/p>\n
\n& Asociatii, are doar 40% mesaje inutile pe zi, dar chiar si
\nasa crede ca e-mail-ul e sursa raului din viata noastra, prin
\n\u0084deadline-urile scurte, presiunea profesionala si vestile proaste\u0093
\npe care le aduce.<\/p>\n
\nminute, un Inbox inundat in fiecare zi de 200-300 de mesaje da
\nexpresia cantitativa a locului pe care e-mail-ul il ocu-pa in viata
\nmanagerilor romani. Media zilnica a timpului petrecut cu e-mail-ul
\nde catre cei 20 de manageri care au raspuns BUSINESS Magazin e de
\n3-4 ore. Calculul il poate face oricine: la 200 de mesaje pe zi,
\ndaca ai nevoie in medie de un minut pentru fiecare – unele pot fi
\nsterse instantaneu, la altele e nevoie de 10 minute – timpul alocat
\najunge la 200 de minute, adica peste trei ore de lucru.<\/p>\n
\naltii permanent – la cateva minute, spune Daniel Badea, partener in
\nsocietatea de avocatura Badea, Georgescu & Asociatii, care
\nadauga ca are Inbox-ul la indemana 14 ore pe zi, fie pe computer,
\nfie pe Blackberry.<\/p>\n
\nsunt inutile, isi verifica e-mail-ul si in weekend, si in concediu
\nsi spune ca toate astea i se par \u0084prea mult\u0093, dar nu vede ce
\naltceva ar putea face. Cu e-mail-ul incepe, de obicei, si ziua de
\nlucru – uneori chiar inainte de a ajunge la birou. Dintr-un studiu
\nfacut recent de America Online and Opinion Research Corporation si
\ncitat de The New York Times reiese ca 41% dintre respondenti isi
\nverifica e-mail-urile dimineata, inainte de a ajunge la birou.
\nPeste 25% spun ca nu li s-a intamplat sa stea niciodata mai mult de
\ncateva zile fara sa-si verifice e-mail-ul, iar 60% spun ca si-l
\nverifica si in vacanta. Si 4% marturisesc ca isi citesc
\ne-mail-urile in baie.<\/p>\n
\ndependenta de e-mail\u0093, spune despre felul in care lucreaza cu
\ne-mail-ul Florin Talpes, directorul general al Softwin. \u0084Am
\nsentimentul ca ceva important a venit pe e-mail cu nevoie imediata
\nde raspuns si ca, necitind e-mail-ul, fac ceva rau.\u0093<\/p>\n
\nmanagerii romani. Dupa o zi fara e-mail, Mihai Mateescu, director
\ngeneral al Baneasa Investments, spune ca se simte \u0084ingrijorat de a
\nnu pierde ceva important si ingrijorat de muntele de mesaje care ma
\nasteapta\u0093. Iar Paul Marasoiu, directorul companiei de consultanta
\nhoteliera Peacock Global Hotel Management, spune ca 12 ore departe
\nde Inbox sunt deja prea multe, ca nu a lasat nici un e-mail fara
\nraspuns in primele 24 de ore si ca, din nefericire pentru familia
\nsa, utilizeaza e-mail-ul si in weekend-uri si concedii. \u0084Chiar daca
\neu as rezista o vreme fara e-mail, probabil nu ar rezista el fara
\nmine, dat fiind ca am creat aceasta obisnuinta si nu imi pot lasa
\npartenerii fara raspuns\u0093, spune Marasoiu. Si Irinel Burloiu, de la
\nIntel isi verifica mesajele in weekend: nu poate \u0084rezista nici
\nmacar o zi fara e-mail\u0093.<\/p>\n
\nun factor de stres demn de luat in serios? Categoric da, pentru cei
\nmai multi manageri. Blocarea e-mail-ului timp de o saptamana ar fi
\nchiar mai traumatizanta decat un eventual divort pentru o treime
\ndin directorii IT intervievati, dupa cum arata un studiu realizat
\nde compania americana Veritas si citat de USA Today.<\/p>\n
\nau raspuns BUSINESS Magazin plaseaza aproape invariabil e-mail-ul
\nprintre primele trei cauze de stres. Undeva \u0084dupa discutiile cu
\ndepartamentul contabil\u0093, pentru directorul general de la Colliers
\nInternational, Bogdan Georgescu, dar \u0084in top 3\u0093. \u0084Pe locul trei
\ndupa telefon si ceas\u0093, pentru Calin Ilie, director general al Ibis
\nConstanta. \u0084Probabil undeva in primele trei locuri, mai ales ca mai
\nsunt unii care iti dau telefon si iti spun \u00abvezi ca ti-am trimis un
\ne-mail, raspunde-mi la el cat mai repede\u00bb\u0093, spune Marius Ghenea,
\nfost CEO al Flanco. Pe locul al patrulea, dupa \u0084ineficienta unor
\ncolaboratori, telefonul mobil, mediul de afaceri din Romania\u0093,
\npentru Adrian Popescu, CEO al TMK. Sunt insa si manageri care cred
\nca stresul cu care este asociat e-mail-ul e exagerat. Adrian
\nStanciu, partener in Ascendis si Human Synergistics, zice ca
\nInbox-ul \u0084nu e factor de stres, ci de antistres\u0093, Radu Georgescu de
\nla GeCAD spune cam acelasi lucru (\u0084nu e factor de stres, ci mijloc
\nde comunicare\u0093).<\/p>\n
\nInbox-urilor e o pacoste pentru unii, dar e generatoare de business
\npentru altii – de la cursurile de management al timpului pana la
\ncarti, software de arhivare, filtre impotriva SPAM si companii care
\nfac consultanta organizationala.<\/p>\n
\nromanesti de training se inscriu anual circa 2.000 de manageri,
\nconform informatiilor furnizate de Octavian Pantis, managerul
\nfilialei romanesti a companiei de training si consultanta TMI.
\nPantis spune ca a atras jumatate din acesti manageri anul trecut si
\nca pe o parte dintre ei i-a si facut sa planga. Nu i-a batut, nici
\nnu le-a ruinat afacerile. Mai rau: le-a demonstrat ca pierd zilnic
\nmai mult timp citind si trimitand e-mailuri decat petrec –
\nsaptamanal – cu familia. \u0084Unora le dau lacrimile, se sperie rau de
\ntot\u0093, spune trainerul. \u0084Sunt unii care petrec in medie pe saptamana
\ndoua ore cu copilul.\u0093 Cursul de management al timpului este cel mai
\nbine vandut curs al companiei si singurul la care se in-scriu in
\nprimul rand managerii de top – \u0084pentru ca ii doare\u0093, explica
\nPantis.<\/p>\n
\nafara acestuia, sau, altfel spus, e-mail-ul prea incarcat e un
\nsimptom al altor probleme. \u0084Daca mediul din organizatie ar fi
\nsanatos, ar scadea volumul de e-mail-uri\u0093, conchide Pantis. \u0084La fel
\ncum Peter Drucker spunea ca sedintele sunt un simptom al
\ndezorganizarii, un volum mare de e-mail-uri este un simptom al
\naltor probleme.\u0093<\/p>\n
\ndin business-ul de azi\u0093 – dupa cum il descriu autorii studiului
\nAIIM\/KCI – poate fi stapanit, totusi. Mihai Stanescu, business
\n& life coach in cadrul companiei romanesti de coaching RoCoach,
\ncrede ca Inbox-ul va fi mai putin aglomerat daca managerii vor
\ninvata sa delege. El povesteste cum un marketing manager proaspat
\ninvestit intr-o multinationala, cu care Stanescu lucreaza in
\nprezent, a reusit sa reduca la 30% numarul e-mail-urilor primite
\nparcurgand doi pasi strategici: in loc sa-si mai petreaca aproape
\nintreaga zi dand mai departe e-mail-uri catre cei care munceau
\nefectiv la proiectele pe care ea doar le coordona, a redirectionat
\nexpeditorii catre acestia, scapand astfel de jumatate din
\nmesaje.<\/p>\n
\nexplica Stanescu. A doua etapa a presupus construirea unei
\nproceduri interne, prin care angajatilor li se sugera sa-si rezolve
\nproblemele prin intalniri fata in fata, telefonul sa fie folosit
\ndoar cand intalnirile nu sunt posibile, iar e-mail-ul sa intervina
\ndoar in ultima instanta. Mihai Stanescu spune ca acest al doilea
\npas a insemnat \u0084reorientarea <\/span> stilului de
\nmanagement catre unul de leadership\u0093. Iar rezultatele s-au vazut:
\nInbox-ul managerului a fost mai putin incarcat cu inca 20%. \u0084In
\nasemenea hal s-au potolit lucrurile si au inceput sa mearga, incat
\na putut lua in brate inca un departament, castiga de trei ori mai
\nmulti bani si e un om cheie in companie\u0093, povesteste Stanescu. Dar,
\npe langa timpul irosit de manager, trebuie luat in calcul si timpul
\nirosit de organizatie, in ansamblul ei.<\/p>\n
\ncuprinda si o politica a utilizarii e-mail-ului, cu referire la
\nconditiile in care e indicata utilizarea \u0084Cc:\u0093-ului si a butonului
\n\u0084Reply To All\u0093. In \u0084Cc:\u0093 nu trebuie trecute decat persoanele
\nimplicate in proiect sau care au nevoie de informatiile respective.
\nDaca e folosit cu discernamant, \u0084Cc-ul\u0093 e un instrument deosebit de
\nutil. Ruxandra Stoian, consultant si director in cadrul
\nPricewaterhouseCoopers (PwC), primeste zilnic circa 40 de
\ne-mail-uri in care adresa ei apare in \u0084Cc:\u0093, dar asta nu o
\nderanjeaza, pentru ca alternativa ar fi sedintele de informare sau
\nprimirea si citirea unor informatii tiparite. Cat despre \u0084Reply To
\nAll\u0093, Stoian spune ca a cazut, ca toti utilizatorii de e-mail, \u0084in
\ncapcana \u00abReply-to-All\u00bb cand nu era cazul si m-am amuzat in egala
\nmasura cand au facut-o altii\u0093.<\/p>\n
\nfapt, bani economisiti. Filiala germana a companiei de training si
\nconsultanta TMI a dezvoltat de curand un instrument – E-mail
\nEfficiency Study – cu ajutorul caruia pot fi cuantificate
\npierderile pe care le au firmele din cauza ineficientei cu care
\nangajatii folosesc e-mail-ul. Octavian Pantis, managerul filialei
\nromanesti, a calculat ca o companie romaneasca avand 100 de
\nangajati si 20 de manageri, toti utilizatori de e-mail – platiti cu
\n4 euro\/ora, respectiv 7 euro\/ora – ar economisi 133.000 de euro
\nanual daca ar utiliza mai eficient e-mail-ul.<\/p>\n
\ne-mail-uri pe zi: 20 de e-mail-uri care necesita raspuns, doua
\ne-mail-uri de tip newsletter, SPAM si altele. TMI a calculat, de
\nasemenea, un timp mediu de citire si de redactare a e-mail-ului,
\nprecum si un timp de cautare a mesajelor in foldere. Extinzand
\ncalculul pentru o companie cu 6.000 de angajati (Gheorghe
\nConstantinescu, CEO la Petrom, spune ca 7.000 de angajati ai
\ncompaniei utilizeaza calculatorul), ar putea fi economisiti 6
\nmilioane de euro anual doar printr-un management mai eficient al
\ne-mail-ului.<\/p>\n
\ntrustului de presa Publimedia International au ajuns 35 de milioane
\nde mesaje, dintre care 25 de milioane au fost blocate automat de
\nfiltre, fiind virusi si SPAM. Diferenta de 10 milioane de mesaje,
\nimpartita la cele 300 de calculatoare din institutie si la zilele
\ndin intervalul de cinci luni, da o medie de 300 de e-mail-uri
\nzilnice pentru fiecare computer. In economia timpului, procesarea
\nlor inseamna multe ore. In economia bugetului, inseamna bani.<\/p>\n
\n9.600 de minute lucratoare (dupa schema: opt ore de lucru pe zi,
\ncinci zile lucratoare pe saptamana). Asa puteti afla cati bani
\npierde compania atunci cand cititi bancul zilei.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"