Monitorizarea apelurilor efectuate de angajati de pe telefonul
de serviciu ar putea insemna pentru companii o diminuare
consistenta a cheltuielilor cu telefonia, chiar si de cateva zeci
de mii de euro anual, in functie de dimensiunea firmei si de
numarul de angajati, potrivit unei analize realizate de Lasting
Software, compania care a dezvoltat o solutie pentru managementul
costurilor denumita Unitel.
Practic, angajatii incarca facturile de telefonie ale companiei
cu apeluri in interes personal care ajung sa reprezinte in jur de
30% din costul total, pondere care ar putea fi diminuata prin
limitarea convorbirilor, setarea unor alerte si generarea unor
rapoarte lunare specifice care sa stabileasca excesele angajatilor.
Parametrii care trebuie luati in calcul sunt durata convorbirii,
costul aferent, destinatia apelului (putand fi practic identificate
apelurile catre numere nationale, internationale sau speciale) si
interesul apelului, precum si intervalele orare in care angajatul
foloseste telefonul.
Apelurile pot fi practic separate in functie de scop, lucru
posibil numai prin crearea unei carti de telefon a companiei, in
care sa fie trecute numerele de telefon apelate in interes de
serviciu si care sa fie aprobata in permanenta. In sine, ideea nu
este deloc noua, iar multe companii au implementat chiar si inainte
de criza astfel de sisteme de monitorizare a apelurilor, oferind
angajatilor bugete de comunicare fixe.
“Cea mai mare reducere de cost realizata prin limitarea
exceselor angajatilor s-a obtinut in cazul unei instituţii publice,
unde valoarea facturii lunare s-a diminuat cu 60%, în condiţiile în
care media este de 30%”, sustine Dan Pascu, directorul
departamentului de solutii IT al Lasting Group, cu mentinuea ca
volumul economiilor variaza de la o organizaţie la alta, în funcţie
de comportamentul efectiv al angajaţilor, domeniul de activitate şi
politica interna.
Excesele pot fi semnalate chiar si la nivelul intregii
organizatii, fiind realizate diverse topuri ale departamentelor cu
cele mai mari cheltuieli de comunicare care ar avea un rol
psihologic important in randul angajatilor, mai spune Pascu.
Majoritatea convorbirilor în interes personal sunt efectuate de pe
telefonul fix, îndeosebi acolo unde exista extensii, deoarece, în
absenţa unui software specializat, nu poate fi generata o lista a
convorbirilor pentru fiecare interior în parte. De obicei,
departamentele de vanzari, administrativ si managementul genereaza
cele mai mari costuri de telefonie. Apogeul este atins mai ales in
domeniul bancar, administratie publica si in centre de relatii cu
clientii.
Cea mai costisitoare componenta din factura de comunicare a
companiilor o reprezinta insa apelurile in roaming, o sesiune de
transfer de date in roaming efectuata de un singur angajat putand
genera costuri chiar si de cateva sute de euro.