O sedinta model este aceea bine planificata si pregatita, spune Lavinia Rosca, directorul scolii de afaceri romano-americane ASEBUSS. Cand sunt eficiente sedintele?
- Sedinta se justifica atunci cand o problema nu poate fi rezolvata decat prin schimbul de idei intre membrii unui grup. Altfel este o pierdere de timp si de bani pentru companie si o oboseala inutila pentru angajati.
- Planificarea este esentiala, pentru ca reduce numarul si durata sedintelor la strictul necesar.
- Ordinea de zi trebuie sa specifice clar ora si locul de desfasurare, durata, subiectele care se vor discuta, deciziile care trebuie luate, rolul si contributia asteptata de la fiecare participant sau grup de participanti.
- Agenda trebuie adusa la cunostinta participantilor din timp, pentru ca acestia sa-si poate pregati rapoartele, planurile, propunerile conform asteptarilor si sa fie cat mai eficienti in luarea deciziilor.
- Regula de aur este: „Timpul angajatilor trebuie respectat si valorificat“. Durata maxima optima a unei sedinte este de 90 de minute.
- Nu trebuie descurajata exprimarea si dezbaterea punctelor de vedere contrare. Intoleranta duce fie la conflicte deschise, fie la blocarea dialogului.
- Dupa terminarea sedintei se va distribui minuta acesteia, care trebuie sa fie succinta, dar sa specifice clar actiunile, responsabilii si termenele de realizare, nu numai catre participanti, dar si catre toti cei interesati si influentati de deciziile luate.
- Deciziile sa se traduca in actiuni. Daca au loc intarzieri sau abateri de la deciziile luate, initiatorul sedintei va interveni cu indemnuri la actiune, recomandari sau sprijin direct. Dimpotriva, succesele nu trebuie trecute cu vederea, ci remarcate si rasplatite.