CĂTĂLIN OLTEANU este director general al FM România
Pentru asta, oameni deştepţi şi organizaţi din cele mai vechi timpuri au inventat şi dezvoltat o mulţime de sisteme, concepte şi teorii, printre metode găsindu-se şi ceea ce se cheamă azi balanced score card (BSC) – un sistem care pune la un loc un set de indicatori care pot da o imagine asupra performanţei pe care o poate atinge organizaţia. Dacă ar fi să forţez o comparaţie mai plastică, aş face legătura cu tabloul de bord al unei maşini: ai acolo vitezometrul, presiunea uleiului, temperatura apei, turometrul etc. Toate la un loc îţi spun cum funcţionează ansamblul şi, de asemenea, îţi dau şi o idee a limitelor în care trebuie să se încadreze parametrii măsuraţi.
De obicei indicatorii macro se cascadează în jos spre departamentele operaţionale sau funcţionale cărora li se adresează, măsura performanţei lor compunându-se apoi în măsura performanţei generale.
Se întâmplă destul de des ca în marile corporaţii să fie concurs între departamente (mai ales între şefii de departament) pentru cucerirea laudelor, titlurilor şi, evident, premiilor/promovărilor.
Sunt momente în care orice training de team building, team working sau orice altceva legat de echipă devine demagogie în faţa celor care se luptă pe viaţă şi pe moarte pentru dreptatea şi reclama personală.
Targeturile impuse celor de nivel inferior ating limite absurde, indicatorii de performanţă se pictează în verde şi nu mai au legătură cu realitatea, iar organizaţia se îndreaptă vertiginos spre colaps.
În urmă cu ceva ani am trăit revizuirea BSC-ului care măsura performanţa organizaţiei în care activam. În cadrul acestei acţiuni s-au regândit indicatorii care măsurau performanţa obţinută în diferite activităţi şi evident s-au recalculat sau stabilit noi ţinte pentru performanţa ce se dorea a fi atinsă, iar acolo unde indicatorii de performanţă şchiopătau, trebuia să apară analize de cauză şi nelipsitele planuri de acţiune pentru îmbunătăţirea situaţiei.
Ca orice activitate gândită la nivel de corporaţie s-a făcut comunicarea a ceea ce se doreşte, precum şi etapele de implementare, una dintre acestea fiind constituirea „tabloului de bord“ local – adică nimic mai mult decât definirea activităţilor ce se doresc măsurate, precum şi stabilirea indicatorilor ce vor măsura aceste activităţi pe plan local, astfel încât să poată fi atinşi indicatorii de corporaţie.
Unul din lupii tineri ai firmei, ambiţios şi dornic de afirmare, a mers la echipa lui decis să câştige această luptă.
La prima strigare BSC-ul lui a câştigat cam 56 de indicatori. Apoi, pentru că nu păreau suficienţi, a reuşit să le crească numărul la 79… şi tot aşa până când s-a ajuns la aproximativ 250 de indicatori.
Evident că dacă aveam indicatorii, trebuia să îi şi analizăm, să îi dezbatem, să le urmărim trendul şi aşa mai departe. Nu în ultimul rând indicatorii aflaţi în zona roşie a performanţei trebuia aduşi pe verde, iar cei ce erau deja pe verde trebuia îmbunătăţiţi astfel încât verdele să fie mai verde crud, chiar verde neon de s-ar putea.
La un simplu calcul aritmetic, dacă am fi alocat un minut per indicator, ne-ar fi trebuit cam 4 ore de şedinţă.
Ei bine, şedinta de KPI (key performance indicator, indicatori de performanţă) dura cam între 2 şi 4 ore, atât că se discutau maximum 15 indicatori, şi ăia cu strigături! Îmbunătăţirea indicatorului unui departament însemna deteriorarea unui indicator sau a unui set de indicatori din alt departament, şi atunci ţine-te de scuze şi acuze şi alte asemenea.